Tiers payant opticien : comment mieux maîtriser ses règlements et sa trésorerie ?

Pour un opticien, une vente réalisée ne signifie pas toujours un encaissement immédiat. Lorsqu’un client bénéficie du tiers payant, une partie du montant de son équipement reste à percevoir auprès des organismes complémentaires. Entre la constitution du dossier, sa transmission, son traitement et son règlement, plusieurs étapes doivent être suivies avec attention.

Chez Sojema Santé, le délai moyen de paiement constaté auprès des OCAM sur les dossiers gérés est d’environ 17 jours. pendant cette période, les sommes correspondantes constituent du chiffre d’affaires réalisé, mais pas encore totalement encaissé.

Pour un magasin d’optique, et plus encore pour un opticien disposant de plusieurs points de vente, la question n’est donc pas seulement de transmettre correctement les dossiers. Il faut également suivre les règlements, identifier les anomalies, traiter les rejets et s’assurer que les sommes attendues soient effectivement encaissées.

C’est précisément tout l’enjeu d’une gestion rigoureuse du tiers payant pour les opticiens.

Le tiers payant : un service indispensable qui génère une charge administrative

Le tiers payant facilite le parcours d’achat du client en lui évitant d’avancer tout ou partie des frais couverts par sa complémentaire santé. Pour l’opticien, ce fonctionnement implique cependant de gérer une relation administrative et financière avec de nombreux organismes complémentaires.

Chaque équipement vendu avec tiers payant génère ainsi un dossier qui doit être constitué, transmis, contrôlé puis suivi jusqu’à son règlement.

Lorsque les volumes augmentent, cette gestion peut rapidement représenter une charge importante pour le magasin.

Un opticien doit notamment pouvoir :

• contrôler la conformité des informations nécessaires à la facturation ;
• transmettre les dossiers dans les meilleurs délais ;
• suivre leur état d’avancement ;
• identifier les éventuelles anomalies ;
• traiter les rejets ;
• contrôler les règlements reçus ;
• identifier les dossiers restant en attente ;
• effectuer les relances nécessaires ;
• assurer le suivi jusqu’au paiement effectif.

Ces opérations sont indispensables, mais elles mobilisent du temps et des compétences qui ne sont pas directement consacrés au conseil, à la vente ou au développement du magasin.

Entre la vente et l’encaissement : que devient un dossier de tiers payant ?

Lorsqu’un équipement est délivré, le travail administratif n’est pas nécessairement terminé.

Le parcours d’un dossier peut être représenté simplement :

Vente de l’équipement → Constitution du dossier → Transmission → Contrôle → Traitement par l’OCAM → Règlement → Rapprochement → Clôture du dossier

Dans un fonctionnement idéal, chaque étape s’enchaîne sans difficulté. Mais la réalité quotidienne peut être différente.

Une information incorrecte, une pièce manquante, une différence entre le montant attendu et le montant réglé ou encore un rejet peuvent interrompre ce processus.

Le dossier nécessite alors une intervention humaine.

C’est pourquoi une bonne gestion du tiers payant en optique ne consiste pas uniquement à transmettre des demandes. Elle consiste à suivre le cycle complet du dossier jusqu’à son règlement.

18 jours de délai moyen de paiement des OCAM : pourquoi le suivi est essentiel

Sur les dossiers gérés par Sojema Santé, le délai moyen de paiement constaté des OCAM est actuellement d’environ 17 jours.

Ce délai doit être considéré comme une donnée importante dans la gestion financière d’un magasin.

Pendant cette période, l’opticien a déjà :

• commandé ou acheté les équipements nécessaires ;
• mobilisé son équipe ;
• réalisé la vente ;
• délivré l’équipement à son client ;
• supporté les charges liées à son activité.

Une partie du chiffre d’affaires correspondant reste cependant à encaisser.

Multiplié par plusieurs dizaines ou centaines de dossiers, le tiers payant représente donc potentiellement un encours financier significatif.

Le véritable enjeu n’est pas nécessairement de supprimer ce délai, qui dépend notamment des organismes payeurs, mais de savoir précisément quels dossiers sont en attente, lesquels ont été réglés et lesquels nécessitent une intervention.

Un dossier transmis n’est pas encore un dossier encaissé.

Pourquoi certains règlements de tiers payant prennent-ils plus de temps ?

Différentes situations peuvent retarder le règlement d’un dossier.

Il peut notamment s’agir d’une information incorrecte ou incomplète, d’un écart dans la prise en charge, d’un rejet administratif, d’un problème de transmission ou simplement d’un dossier nécessitant une vérification complémentaire.

Individuellement, chaque anomalie peut sembler relativement simple à résoudre.

La difficulté apparaît surtout avec le volume.

Lorsqu’un opticien doit suivre simultanément plusieurs dizaines de dossiers auprès de différents organismes complémentaires, il devient plus complexe de déterminer rapidement :

• quels dossiers sont normalement en cours de traitement ;
• quels dossiers présentent une anomalie ;
• quels règlements ont été reçus ;
• quels montants doivent encore être récupérés ;
• quelles actions doivent être entreprises.

La performance de la gestion du tiers payant repose donc autant sur la qualité du suivi que sur la transmission initiale du dossier.

Le coût caché du tiers payant pour un magasin d’optique

Le coût de la gestion du tiers payant ne se mesure pas uniquement en euros.

Il faut également prendre en compte le temps consacré par les équipes.

Quelques minutes pour contrôler un dossier, quelques minutes supplémentaires pour rechercher un règlement, une relance téléphonique, un rejet à comprendre, une anomalie à corriger… Pris séparément, ces événements semblent anodins.

Mais additionnés sur plusieurs centaines de dossiers au cours de l’année, ils peuvent représenter un volume de travail considérable.

Pour le dirigeant d’un magasin d’optique, la véritable question devient alors :

Combien d’heures mon équipe et moi-même consacrons-nous réellement chaque mois à la gestion du tiers payant ?

Ce temps pourrait être consacré à l’accueil des clients, au conseil, au développement commercial, au management de l’équipe ou tout simplement à la gestion stratégique du magasin.

Gestion interne ou externalisation du tiers payant : deux organisations possibles

Un opticien peut parfaitement choisir de gérer son tiers payant en interne. Cette organisation peut être adaptée lorsque le volume de dossiers reste maîtrisable et qu’une personne possède suffisamment de temps et de compétences pour assurer leur suivi.

Lorsque l’activité augmente, que plusieurs magasins doivent être gérés ou que la charge administrative devient trop importante, l’externalisation de la gestion du tiers payant constitue une autre possibilité.

Externaliser ne signifie pas perdre le contrôle de ses dossiers.

L’objectif consiste au contraire à confier les opérations administratives et le suivi à une équipe spécialisée, tout en conservant une visibilité sur la situation.

Pour l’opticien, cette organisation peut permettre de :

• réduire le temps consacré aux tâches administratives ;
• bénéficier de spécialistes habitués aux problématiques du tiers payant ;
• assurer une continuité dans le suivi des dossiers ;
• identifier plus facilement les dossiers nécessitant une action ;
• organiser les relances ;
• mieux suivre les règlements attendus ;
• libérer du temps pour les équipes du magasin.

Externaliser son tiers payant devient particulièrement pertinent avec plusieurs magasins

La problématique prend une autre dimension lorsqu’un opticien exploite plusieurs points de vente.

Les volumes de dossiers augmentent, les collaborateurs intervenant sur le tiers payant se multiplient et il devient nécessaire d’harmoniser les méthodes de travail.

Une organisation centralisée permet alors de disposer d’une méthode commune pour l’ensemble des magasins.

Le dirigeant peut ainsi consacrer davantage de temps au pilotage de son réseau et moins au traitement quotidien des dossiers administratifs.

L’externalisation du tiers payant pour un opticien multi-magasins devient alors autant un choix organisationnel qu’un moyen de maîtriser la charge administrative.

Sojema Santé : 16 ans d’expérience dans le tiers payant des opticiens

Créée en 2010, Sojema Santé est spécialisée dans la gestion externalisée du tiers payant pour les professionnels de l’optique.

Cette spécialisation permet aux équipes de connaître les problématiques concrètes rencontrées quotidiennement dans les magasins.

Aujourd’hui, Sojema Santé accompagne :

• 78 clients opticiens partout en France ;
• avec une équipe de 10 collaborateurs ;
• dans la gestion des échanges avec 45 mutuelles ;
• avec un traitement des dossiers sous 24 heures ;
• et un suivi organisé jusqu’au règlement des dossiers.

En 2025, plus de 100 000 dossiers ont ainsi été traités par les équipes de Sojema Santé.

Cette expérience permet à Sojema de proposer une organisation spécifiquement pensée pour les contraintes des opticiens disposant d’un ou plusieurs magasins.

Le recouvrement : une étape essentielle de la gestion du tiers payant

Le traitement d’un dossier ne s’arrête pas à sa transmission.

Lorsque le règlement attendu n’est pas identifié dans les délais habituels, il devient nécessaire de comprendre pourquoi.

Le suivi permet de détecter les dossiers nécessitant une intervention et d’engager, lorsque cela est nécessaire, les démarches adaptées.

Chez Sojema Santé, le suivi des dossiers et le recouvrement font partie intégrante du processus de gestion du tiers payant.

L’objectif est simple : ne pas laisser un dossier sans suivi simplement parce qu’il a été transmis.

Quels indicateurs suivre pour piloter efficacement son tiers payant ?

Même lorsqu’il externalise sa gestion, un opticien doit pouvoir comprendre la performance de son tiers payant.

Plusieurs indicateurs sont particulièrement utiles :

• le nombre de dossiers transmis ;
• le montant total restant à encaisser ;
• le délai moyen de règlement ;
• le nombre de dossiers en anomalie ou rejetés ;
• l’ancienneté des dossiers restant à recouvrer ;
• le taux de recouvrement.

Ces informations permettent de passer d’une gestion administrative subie à un véritable pilotage du tiers payant.

Et si vous faisiez le point sur votre tiers payant ?

Vous dirigez un ou plusieurs magasins d’optique et vous avez parfois le sentiment que la gestion du tiers payant mobilise trop de temps ?

Commencez simplement par observer votre organisation actuelle.

Combien de dossiers traitez-vous chaque mois ? Combien restent en attente de règlement ? Combien d’heures votre équipe consacre-t-elle aux contrôles, aux rejets et aux relances ? Quelle visibilité avez-vous aujourd’hui sur les sommes restant à encaisser ?

Ces quelques questions permettent souvent d’identifier rapidement les axes d’amélioration.

FAQ – Gestion du tiers payant pour les opticiens

Qu’est-ce que la gestion du tiers payant pour un opticien ?

La gestion du tiers payant regroupe les opérations permettant de constituer, transmettre et suivre les dossiers liés aux prises en charge des clients par leurs organismes complémentaires. Elle comprend également le contrôle des règlements, le traitement des anomalies, la gestion des rejets et les actions de suivi nécessaires jusqu’à l’encaissement.

Pourquoi externaliser la gestion du tiers payant de son magasin d’optique ?

L’externalisation permet principalement de confier les opérations administratives et le suivi des règlements à une équipe spécialisée. L’opticien peut ainsi consacrer davantage de temps à ses clients, à son équipe et au développement de son magasin tout en bénéficiant d’un suivi structuré de ses dossiers.

Quel est le délai de paiement d’un dossier de tiers payant en optique ?

Les délais varient selon les organismes et les dossiers. Sur les dossiers actuellement gérés par Sojema Santé, le délai moyen de paiement constaté auprès des OCAM est d’environ 25 jours. Une anomalie, un rejet ou une demande complémentaire peut toutefois prolonger ce délai.

Que signifie OCAM dans le tiers payant ?

OCAM signifie Organisme Complémentaire d’Assurance Maladie. Il s’agit notamment des mutuelles et autres organismes complémentaires qui interviennent dans la prise en charge des dépenses de santé en complément du régime obligatoire.

Que faire lorsqu’un dossier de tiers payant est rejeté ?

Il faut commencer par identifier précisément la cause du rejet. Selon la situation, une vérification des informations, une correction ou la transmission d’éléments complémentaires peut être nécessaire. Le suivi rapide des rejets évite qu’un dossier reste inutilement en attente.

Comment savoir si mon tiers payant est correctement géré ?

Plusieurs indicateurs permettent de l’évaluer : délai moyen de règlement, volume et montant des dossiers en attente, nombre de rejets, ancienneté des créances et taux de recouvrement. Une bonne gestion doit permettre d’identifier rapidement les dossiers nécessitant une action.

Peut-on externaliser le tiers payant lorsque l’on possède plusieurs magasins d’optique ?

Oui. L’externalisation peut même être particulièrement adaptée aux opticiens multi-magasins, car elle permet de centraliser le traitement et le suivi des dossiers et d’harmoniser les méthodes de gestion entre les différents points de vente.

Sojema Santé travaille-t-elle avec les opticiens partout en France ?

Oui. Sojema Santé accompagne des opticiens disposant d’un ou plusieurs magasins sur l’ensemble du territoire français dans la gestion externalisée de leur tiers payant.